過(guò)程管理,提質(zhì)增效
作為集團(tuán)國(guó)內(nèi)電商的先行部隊(duì),優(yōu)景于2018年11月開(kāi)始小試牛刀,初始的業(yè)務(wù)場(chǎng)景僅為B2B、1688等批發(fā)業(yè)務(wù)。隨著業(yè)務(wù)板塊擴(kuò)張,業(yè)務(wù)體量增大,業(yè)務(wù)模式也從B2B發(fā)展到B2C。業(yè)務(wù)支持系統(tǒng)也隨之需要多樣化對(duì)接,不同業(yè)態(tài)選用不同的系統(tǒng):B2B業(yè)務(wù)對(duì)接的是網(wǎng)店管家系統(tǒng),B2C業(yè)務(wù)對(duì)接的是優(yōu)易系統(tǒng)。隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)模式的多元化,許多問(wèn)題隨之出現(xiàn),較為突出的是庫(kù)存之間調(diào)撥的數(shù)據(jù)量龐大,核對(duì)工作產(chǎn)生了一定的困難,加上付款費(fèi)用審批、開(kāi)票資料填寫(xiě)都是線下操作的,工作量和準(zhǔn)確性都面臨著挑戰(zhàn)。
經(jīng)過(guò)幾個(gè)月的調(diào)查、與同行反復(fù)確認(rèn)各種系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn),2021年11月,我們最終決定采用業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體的“蒼穹系統(tǒng)”。系統(tǒng)方案落地后,同年12月開(kāi)始了緊鑼密鼓的細(xì)致調(diào)研工作。2022年1月我們正式開(kāi)始業(yè)務(wù)場(chǎng)景梳理、物料整理、組織架構(gòu)整理和庫(kù)位整理。在隨后將近4個(gè)月的時(shí)間里,管易系統(tǒng)工作人員、星瀚系統(tǒng)工作人員、我司內(nèi)部業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員對(duì)于各個(gè)模塊進(jìn)行了多次深入的溝通和實(shí)踐準(zhǔn)備。2022年5月終于完成基礎(chǔ)框架搭建工作,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)相互配合嘗試操作蒼穹系統(tǒng),一個(gè)月的時(shí)間基本熟悉了各項(xiàng)操作。6月份新老系統(tǒng)開(kāi)始并行,財(cái)務(wù)端反復(fù)確認(rèn)核實(shí)數(shù)據(jù)的差異和準(zhǔn)確性,最終于2022年7月1日正式啟用蒼穹系統(tǒng)。
業(yè)務(wù)員采購(gòu)、銷售、出入庫(kù)、庫(kù)存調(diào)撥、客戶退貨等日常操作在管易系統(tǒng)完成,業(yè)務(wù)操作的采購(gòu)銷售庫(kù)存退貨等數(shù)據(jù)每隔幾分鐘同步到財(cái)務(wù)星瀚系統(tǒng);而蒼穹系統(tǒng)完成了從采購(gòu)下單、入庫(kù)、核對(duì)品名數(shù)量、對(duì)接外倉(cāng)確認(rèn)收貨、自動(dòng)生成開(kāi)票資料,業(yè)務(wù)員便可導(dǎo)出PDF發(fā)送給供應(yīng)商,同時(shí)發(fā)票也會(huì)錄進(jìn)系統(tǒng),業(yè)務(wù)可以在系統(tǒng)中完成付款申請(qǐng)和費(fèi)用申請(qǐng),再根據(jù)審批節(jié)點(diǎn),確認(rèn)審批流程到哪一位領(lǐng)導(dǎo)。財(cái)務(wù)付款后生成付款單推送生成憑證,同時(shí)業(yè)務(wù)也能查看付款時(shí)間,便于業(yè)務(wù)跟供應(yīng)商對(duì)賬。同時(shí)蒼穹系統(tǒng)直接控制庫(kù)存,不同組織之間不能隨意調(diào)撥,庫(kù)存為“0”不能發(fā)貨,確保了庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確性。蒼穹系統(tǒng)還可以直接抓取各大電商平臺(tái)后臺(tái)收款信息,對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)收款單,可做到銷售訂單一對(duì)一核銷收匯,有問(wèn)題單據(jù)每月核銷時(shí)能及時(shí)被發(fā)現(xiàn),反饋給業(yè)務(wù),盡快核對(duì)是銷售訂單做錯(cuò)還是客戶少匯款。每月的關(guān)賬需要先在業(yè)務(wù)管易系統(tǒng)中關(guān)閉采購(gòu)、銷售、庫(kù)存模塊,再關(guān)閉財(cái)務(wù)星瀚系統(tǒng)采購(gòu)、銷售、庫(kù)存模塊,如果業(yè)財(cái)比對(duì)不一致則不能關(guān)賬,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。
雖然前期的系統(tǒng)上線耗費(fèi)了大量的時(shí)間,但是蒼穹系統(tǒng)上線后,從業(yè)務(wù)端到財(cái)務(wù)入帳報(bào)稅端全部打通,工作效率得到了很大的提升。更為重要的是,通過(guò)系統(tǒng)的過(guò)程管理,規(guī)范了業(yè)務(wù)流程,精準(zhǔn)控制庫(kù)存合客戶收匯,讓各端口做到心中有數(shù),方便業(yè)務(wù)線上提交審批,節(jié)省了工作時(shí)間。
隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)不斷發(fā)展,公司內(nèi)部有業(yè)-財(cái)一體,外部有銀-企合作,風(fēng)險(xiǎn)把控上企業(yè)-中信保配合,合作過(guò)程不斷精細(xì)化,已做到數(shù)據(jù)不再重復(fù)輸入。通過(guò)更快捷的流程簡(jiǎn)化工作,財(cái)務(wù)側(cè)重于投入更多的精力去推動(dòng)過(guò)程管理,比如業(yè)財(cái)系統(tǒng)全程打通的蒼穹系統(tǒng),銀企財(cái)資大管家系統(tǒng)(與寧波銀行合作)。目前能做到一個(gè)出納多個(gè)抬頭同時(shí)操作,接下來(lái)我們力求銀行收匯與暢想收匯登記對(duì)接,暢想采購(gòu)付款后與銀行直接對(duì)接,再與金蝶軟件入帳系統(tǒng)對(duì)接。企業(yè)與中信保合作中,優(yōu)景2021年已開(kāi)始在中信保EDI系統(tǒng)進(jìn)行線上投保,接下來(lái)優(yōu)勝10月份也即將開(kāi)展暢想與EDI對(duì)接的線上投保計(jì)劃。
在以系統(tǒng)為核心的過(guò)程管理中,財(cái)務(wù)端前期進(jìn)行各環(huán)節(jié)調(diào)研溝通和場(chǎng)景設(shè)想,后期要對(duì)操作各環(huán)節(jié)中的規(guī)范注意事項(xiàng)提出要求,工作內(nèi)容向業(yè)務(wù)端延伸,從整體到細(xì)節(jié),加強(qiáng)流程管控和數(shù)據(jù)分析,更有力地為推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展做好輔助工作。
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